DOCUTRACER
Aktuelle Situation
Heutzutage verwenden viele Firmen und Institute jede Menge Zeit im Büro um nach Dokumenten zu suchen. Das ist zeitraubend, kostenintensiv und ineffizient. Lösungen anderer Anbieter benötigen oft eigene Software-Installationen auf dem Kunden PC oder es gibt keine Möglichkeit mit dem Kunden über ein Display am Reader direkt zu kommunizieren.
Lösung
RF-iT Solutions hat eine webbasierte Anwendung entwickelt, welche beispielsweise bereits sehr erfolgreich in Patentanwaltskanzleien und in Spitälern eingesetzt wird. Die Anwendung benötigt nur einen Standard-Webbrowser auf den Kunden-PCs und sichert alle Daten in einer SQL-Datenbank, die auf einem zentralen Server in der Firma installiert ist.
- Bei Initialisierung bekommen alle Dokumente einen RFID-Tag
- Ein-/Aus-Check von Dokumenten wird über ein RFID-Terminal an jeder Bürotür durchgeführt
- Ermöglicht gleichzeitige Erfassung von mehreren Dokumenten
- Ermöglicht komfortables Ein-/Aus-Checken
- Leichte Nachverfolgung von Dokumenten über eine Web-Applikation
- Zuordnung des Anwenders, der die Dokumente gerade bearbeitet
- Plug & play Installation
- Zentraler Dokumentenserver
Vorteile für den Kunden
Kostenreduktion
- weniger Zeit und Aufwand bei der Suche nach Dokumenten
- Dokumentensuche über den Standardwebbrowser
- einfache und schnelle Registrierung von Dokumenten (gleichzeitiges Lesen mehrerer Dokumente, Anzeige der Buchungsinformation in einem Display)
- ROI innerhalb eines Jahres (vgl. Patentanwalt in München)
Leichter Einstieg
- keine spezielle Verkabelung nötig, da die Lösung das existierende LAN (Ethernet) nutzt
- Schnelle Installation durch web–basierte Konfiguration der Lesegeräte
- keine spezielle Client–Software erforderlich, da die Lösung den Standardwebbrowser verwendet
Geringe Wartungskosten
- Buchungen während Netzwerkstörungen durch Offline–Speicher der Lesegeräte möglich
- Lesegeräte können unabhängig von PCs verwendet werden (Nutzung der Funktionalität somit auch bei ausgeschalteten PCs gewährleistet)
- zentrale Überwachung der Lesegeräte
- Sicherheitsmechanismen zum Schutz des Systems
- einfache Sicherung durch zentrale Datenbank
Bereit für die Zukunft
- erweiterbar auf mehrere Standorte (Intranet oder VPN–Verbindung erforderlich)